„Za każdym razem, kiedy widzisz biznes, który odnosi sukces, oznacza to, że ktoś kiedyś podjął odważną decyzję!”
Peter Drucker

Okiem eksperta

Jak zarządzać zadaniami?

Każdy pojedynczy szanujący się manager i każdy, choćby najmniejszy zespół, wie, że zarządzanie zadaniami jest tym fragmentem fundamentu, który trzeba położyć, aby osiągnąć wyznaczone cele i sukces. Ta prosta zależność pomiędzy umiejętnym zarządzaniem zadaniami a osiągnięciem celu, to dla biznesmena – oczywistość. To dlatego w tak błyskawicznym tempie przyjęły się i są wręcz wymagane jak znajomość obsługi komputera – różnego rodzaju listy działań i zadań w czasie.
Zrozum mnie dobrze – tu nie chodzi o to czy masz, czy nie masz głowy do zapamiętywania różnych spraw do zrealizowania. Tu chodzi o relację: dobre zarządzanie zadaniami = osiągnięcie wyznaczonego celu. Zarządzaj zadaniami, czyli planuj, zarządzaj swoimi zadaniami, rozdzielaj zadania między pracowników. Sprawdzaj i kontroluj postęp i cele. Miej na uwadze koszty i zużycie czasu. Ewidencjonuj czas pracy na każde zadanie.

Najczęściej spotykanym w praktyce, w firmach jest czteroetapowy model zarządzania zadaniami:
1. Na bieżąco gromadzisz zadania do wykonania.
2. Systematycznie klasyfikujesz je pod katem ważności i pilności i porządkujesz.
3. Wykonujesz zadania.
4. Serwisujesz swój system zarządzania zadaniami

Do tego modelu możesz wykorzystać różne praktyczne systemy. Gotowe aplikacje proponują wiele rozwiązań. Ja polecę tutaj dwie:
Nozbe – polecam bo to polski produkt oparty o metodologię GTD!
Trello – obecnie używam tego systemu, bo jest bardzo prosty, intuicyjny i wizualny

Pamiętaj, że niezależnie od sposobu zarządzania swoim czasem, czy to będzie Getting Things Done, czy po prostu lista zadań – w każdym podstawą jest zapisanie każdej sprawy, którą chcemy się zająć – chyba, że jej realizacja zajmuje mniej niż dwie minuty.

Jeśli wolisz papier od aplikacji – pisz na papierze. Ja tak robiłem przez wiele lat, a i z moimi klientami zaczynam od kartki papieru i długopisu. Najważniejszy jest nawyk używania, a narzędzie to już drugorzędna sprawa. Poza tym niektóre osoby lepiej się czują mając kontakt z prawdziwą materią i być może jesteś jedną z nich. Kolejną zaletą zwykłego notesu jest czas dostępu – po prostu wyjmujesz go i możesz korzystać. Wada tego rozwiązania wyjdzie na jaw, gdy zechcesz uporządkować sprawy na swoich listach – wtedy czeka Cię przepisywanie. Pocieszę Cię jednak, że elektronika wspierająca zarządzanie czasem też ma swoje plusy i minusy. I to dokładnie odwrotne do papieru. Czyli dla niektórych jest zbyt wirtualna, trzeba czekać na jej uruchomienie, za to łatwo jest porządkować sprawy.
Jeśli do tej pory nie używałeś niczego, to po prostu użyj kartki i długopisu. A potem możesz poeksperymentować z różnymi rozwiązaniami i wybrać spośród nich taki zestaw narzędzi, który najlepiej będzie Ci się sprawdzał i będzie dla Ciebie wygodny.

Najprostszy system papierowy wygląda tak, że na początek tworzymy dwie listy zadań:
1. „Do zrobienia” to ogólna lista rzeczy, na której trzymasz wszystkie zadania do zrobienia.
2. „Dziś” – tworzysz ją każdego ranka, gdzie przepisujesz zadania z listy „Do zrobienia”.

Na liście „Do zrobienia” zapiszesz bardzo dużo rzeczy i w związku z tym ciężko jest pracować z taką listą w ciągu dnia. Przypomnij sobie kiedy ostatnio byłeś w supermarkecie i chciałeś na przykład kupić jeden szampon z 40 stojących na półce. Ciężki wybór prawda? (no chyba, że zawsze bierzesz tą samą markę). Podobnie jest z listami. Lepiej sobie ułatwić życie i rano zdecydować co chcesz zrobić w ciągu dnia. A potem masz już z górki…

 

Grzegorz Frątczak - kwadratGrzegorz Frątczak

Prowadzę blog: projektantczasu.pl
Pomagam pracować krócej, skuteczniej i przyjemniej.